Rollen som digital leder

Største potentialer

Hvad er de største potentialer for at forbedre sundhedsfagliges digitale kompetencer? I Erasmus+ projektet DELIVER har vi stillet dette spørgsmål til næsten 500 sundhedsfaglige og ledere i hele Europa.

Svarene viser, at følgende aspekter er meget vigtige:

• Ledelsens og organisationens rolle i at facilitere, hvorfor digital teknologi giver mening for at ændre mindset og holdning til digital teknologi
• Skabe bedre forudsætninger for, at de sundhedsfaglige kan lære den nye teknologi at kende samt reflektere over deres brug af den

De største udfordringer

DELIVER-undersøgelsen viser, at bortset fra adgang til funktionelle hardware og software/programmer, som er et stort problem i nogle lande, findes de største problemer i brugen af digital teknologi i klinisk praksis her:

• Utilstrækkelig og ustruktureret træning, primært på grund af mangel på tid og ressourcer. Som en leder udtrykte det: “Overgangen til digital teknologi blev overladt lidt til tilfældighederne og derfor måske ikke inkluderet i programmer, uddannelses- og organisationsplaner”
• En udbredt utryghed over for digital teknologi og den forandring det medfører sideløbende med en modvilje mod at erstatte det fysiske møde med borgeren med digital teknologi.

Dette medfører, at potentialet ved mange digitale løsninger ikke udnyttes til fulde.

Ændring af mindset og holdninger

Det største potentiale for at forbedre sundhedsfagliges digitale kompetencer ligger i at ændre holdning og mindset over for digital teknologi. Ændringen vil skabe basis for mere åbenhed, nysgerrighed og mod til at prøve nye løsninger og arbejdsgange samt anspore til bedre træning i brugen af eksisterende digital teknologi.

Undersøgelsen fremhæver også, at mere aktiv refleksion over værdien af digital teknologi samt bevidsthed om ens mangler vil kunne forbedre sundhedsfagliges digitale kompetencer – både i forhold til at kunne bruge teknologien, men også at bruge den fornuftigt.

Ændringer i mindset og holdning og forbedret træning i brugen af digital teknologi går hånd i hånd. En leder siger: ”Medarbejderne skal turde gå i gang med digital teknologi. Hvis du har viljen og interessen, får du de nødvendige kompetencer.” (Leder i Sundhedsvæsnet)

Ifølge DELIVER undersøgelsen skal disse to meget tæt forbundne ansvarsområder derfor være sundhedsledernes hovedprioritet i den digitale transformation.

Kilde/referencer

• The DELIVER project
• Summary report DELIVER IO1

Guide til at støtte din digitale kollega

Som leder har du en central rolle og ansvar i den digitale transformation.

Ved at bruge Leavitts diamantmodel som ramme kan vi opdele lederens ansvar i 4 områder: teknologi, opgave, struktur og mennesker.

Teknologi

Der er ansvar, der er forbundet med den digitale teknologi: indkøb, implementering, vedligeholdelse og opdatering af hardware og software.

Opgave

Ansvar for at revidere de sundhedsfagliges opgaver og arbejdsgange, så de matcher borgerens nye digitale muligheder og forventninger.

Struktur

Ansvar for at skabe de organisatoriske strukturer, der er nødvendige for en sikker og effektiv implementering af teknologien: it-support, samarbejde med lærere eller undervisere og it-afdelinger, fokus på datasikkerhed og GDPR mm.

Mennesker

Endelig er der ansvar relateret til mennesker i al almindelighed; i dette tilfælde sundhedspersonalet og borgerne. Det handler om at fokusere på motivation, mindset og holdninger til digital teknologi, sundhedspersonalets psykologiske behov og meget vigtigt: borgerens behov og forventninger.

Dette tema vil primært fokusere på ansvar relateret til mennesker og struktur og mindre på teknologi og opgaver.

Kilde/referencer

• Leavitt’s diamantmodel, The DELIVER project

Det er en travl dag for Sarah, der er leder på et hospital. Sarah er meget fokuseret på at støtte sundhedspersonalet i hendes afdeling i at bruge digitale løsninger til at forbedre patientbehandlingen og optimere arbejdsgange. I dag vil hun orientere sit personale om, hvad hun har besluttet, at der skal til. Sarah anerkender, at der mangler uddannelse og kompetencer blandt sundhedspersonalet i afdelingen. Hun er helt klar over, at nogle personer mangler nødvendig træning og læring inden for digitale færdigheder eller har begrænset erfaring med teknologi. Sarah forstår, at det er afgørende at bygge bro over disse videns- og kompetencekløfter for at opnå en vellykket implementering. Derfor er Sarah ivrig efter at give de sundhedsfaglige undervisning i nye digitale værktøjer, der netop er blevet implementeret på hospitalet. Men som så ofte før, er der ikke plads på  hospitalets budget og manglen på personale er også en hindring. Hun forstår godt, at det være op ad bakke at give omfattende uddannelse og støtte til sundhedspersonalet, når ressourcerne er små.

I løbet af dagen, møder Sarah modstand mod forandring fra nogle af de sundhedsfaglige i hendes afdeling. Introduktionen af digitale løsninger bliver mødt med skepsis og modvilje. Mange fagfolk er fortrolige med traditionelle metoder og betragter anvendelsen af digital teknologi som en forstyrrelse af deres hverdag og daglige rutiner. At overbevise dem om fordelene og hjælpe dem med at omfavne de nye værktøjer bliver en fortløbende udfordring for Sarah.

Som dagen skrider fremad oplever Sarah, at hun kæmper med presset for at overholde deadlines og levere resultater. Det hektiske miljø levner ikke meget plads til fejl eller forsinkelser. At balancere behovet for at implementere digitale løsninger og samtidig give tilstrækkelig uddannelse og støtte til sundhedspersonale bliver en ret så indviklet ledelsesopgave for Sarah.

For at hjælpe os med at besvare dette spørgsmål har vi spurgt frontløbere i den digitale transformation – læger, sygeplejersker, lærere, professorer og andre – om deres bedste råd til sundhedschefer i denne situation.

FØRST og fremmest

Det første og vigtigste råd er at sikre, at sundhedspersonalet er uddannet og trænede, så de er i stand til at praktisere brugen af nye digitale løsninger. I mange kliniske miljøer har dette ikke været en prioritet, hvilket resulterer i dårlig implementering og at den digitale teknologi, der installeres ikke giver mening for brugerne. Som sagt af en sundhedsprofessionel i DELIVER-projektet: ”Når vi implementerer en ny medicinsk teknologi, sørger vi altid for, at personalet er uddannet i, hvordan man bruger den. En ny måde at intubere en patient på, nye typer medicin… Hvorfor betragter vi ikke digital teknologi på samme måde?”

HVILKEN digital teknologi skal man give undervisning i?

Fokuser kun på teknologi, der kan bruges i dag 

Et af hovedrådene er kun at give undervisning i digital teknologi, som kan bruges af sundhedspersonalet i deres daglige arbejde. Hvis man uddanner personalet i brugen af teknologi, der skal først bliver implementeres uger eller måneder efter, mislykkes implementeringen som regel.

Sørg for, at det virker! 

Hvis den digitale teknologi er mangelfuld, ikke færdigudviklet eller ikke testet i klinikken, er der stor risiko for, at træningen vil føre til endnu mere modvilje, negativitet og frygt blandt sundhedspersonalet. Løsningen skal testes forud og eventuelt videreudvikles eller også skal der udvikles brugbare vejledninger, som opdateres i løbet af processen.

HVORFOR er digital teknologi en god idé?

Forskning viser, at sundhedsfaglige generelt er drevet af ‘public service motivation’. Denne motivation udspringer af ønsket om at gøre noget godt for andre – for samfundet som helhed eller for særlige grupper af borgere.

For at skabe motivation til at bruge digital teknologi er det derfor meget vigtigt ikke kun at fokusere på HVORDAN sundhedspersonalet skal bruge teknologien, men også på HVORFOR de skal bruge den. At sætte fokus på fordelene for borgerne og for sundhedspersonalet selv er en måde at skabe motivation til at acceptere forandringer og turde prøve noget nyt.

Nogle gange er fordelene og værdien for borgeren ikke umiddelbart indlysende for sundhedspersonalet og skal derfor fremhæves. Mange sundhedsfaglige foretrækker at have ansigt-til-ansigt møder med borgerne, da de anser denne service for at være af bedre kvalitet end virtuelle konsultationer. Men som en administrerende neurolog spurgte:

”Foretrækker borgeren at sidde hjemme omgivet af nære familier, når de får en diagnose, ELLER at være på hospitalet omgivet af klinikere i kitler? En freelance lastbilchauffør fortalte sin behandler, at han ville miste indtægt og være nødt til at opgive sit hus, hvis han hele tiden skulle på hospitalet for regelmæssig kontrol af sin diabetes, så han foretrak videokonsultationer.”

At hjælpe sundhedspersonalet til at forstå værdien af teknologien er primært en leders ansvar, når ny digital teknologi introduceres.

De største fordele ved teknologi er ifølge sundhedsfaglige:

• Sparet tid
• Lettere adgang til opdateret information
• Lettere at dele information
• Hurtigere patientbehandling
• Hurtigere kommunikation, som understøtter sundhedspersonalets faglighed og fremmer mulighederne for at levere høj faglig kvalitet og service til borgeren.

Brugsvejledning? 

Praktisk træning 

Igen og igen fremhæves vigtigheden af praktisk hands-on træning af lederne. Introduktion til den digitale teknologi er vigtig, men nysgerrigheden, forståelsen og accepten af teknologien er tæt forbundet med den praktiske hands-on træning. Dette skal helst foregå i de sundhedsfagliges kliniske hverdag. For de bedste resultater af træning, tilrådes det, at den gennemføres på stedet, hvor det kliniske arbejde normalt udføres. Det er en fordel at inddrage sundhedspersonalet i planlægningen af, hvordan man praktiserer og anvender teknologien. Det kan være nødvendigt at differentiere uddannelsen, så man deler personalet op på to hold – et begynderhold og et hold for øvede brugere af teknologien.

Skab muligheder for at øve og dele erfaringer 

Skab et stressfrit miljø, hvor sundhedspersonalet kan føle sig frie og ikke være nervøse for at begå fejl. Det glæder især omkring fejl, der potentielt ville gå ud over borgerne. Her kan sundhedspersonalet lege frit, lave fejl, trykke på de knapper, de ikke ved hvad gør, og dele erfaringer og refleksioner. Erfaringen viser, at det ofte er svært for sundhedspersonalet at finde tid til at øve sig tilstrækkeligt til at føle sig godt tilpas med teknologien. Det kan derfor være en god idé at planlægge en ugentlig times træning og refleksion i små grupper i en angivet periode.

HVEM skal have ansvar for undervisning/træning?

Lærere 

Undervisning/uddannelse af sundhedspersonale i ny teknologi kan tilrettelægges på forskellige måder. Lærerne kan både være eksterne eksperter, et team på sygehuset/enheden, der står for uddannelse eller lokale frontløbere, der går forrest i at træne kollegaer og sprede de gode historier. Det er en god idé at overveje en kombination af uddannelse fra eksterne eksperter, der er specialiserede i teknologien, og medarbejdere, der er tæt på den kliniske praksis.

Manager

Generelt er der enighed om, at lederen IKKE skal være den daglige projektleder ved implementering af digitale løsninger, da opgaven ofte er tidskrævende og vil være placeret bedre hos en anden. Sundhedspersonale, der er motiverede frontløbere og bekendt med de kliniske arbejdsgange, anbefales at stå for implementering af ny teknologi og ændrede arbejdsgange samt træningsaktiviteter.

Lederen kan understøtte den digitale træning ved at opstille mål  – fx hvilke opgaver skal vi bruge den digitale løsning til, i hvilket omfang skal vi bruge den digitale løsning, hvem skal bruge løsningen, hvad er vores milepæle og deadlines?

Den digitale løsning, der bliver implementeret med succes, er den løsning, der får vedvarende opmærksomhed, og som er i konstant fokus og tilføres tålmodighed – også selvom implementeringen er svær og tidskrævende.

Lederen kan under personalemøder fortælle om fremskridtene gennem brugen af teknologien, invitere sundhedspersonalet til at reflektere over værdien af løsningen og deres brug af den, sige ‘godt arbejde’, når nogen gør en indsats for at bruge den og berolige sundhedspersonale, at det er i orden at lave fejl.

Support 

Implementeringen er dramatisk forbedret, når support er let tilgængelig. Medarbejderne skal have nogen til at hjælpe dem og besvare deres spørgsmål, når der opstår problemer under brugen af den digitale teknologi. Det er afgørende, at der er nem adgang til support, når det er nødvendigt.

Support fra en it-afdeling kan være meget nyttig til mere generel support, men den største succes opleves, når supporten kommer fra lokale frontløbere, som kender både de digitale løsninger OG de lokale arbejdsgange. Det kunne fx også være fra lægesekretæren. De kan hjælpe her og nu, når der opstår problemer i en travl hverdag.

Generelt er et tæt samarbejde mellem lederne, lærerne og it-afdelingen meget vigtigt for at sikre en vellykket implementering af digital teknologi.

Kilde/referencer

• DELIVER-projektet og Learnings from Educational Programme for Management of the digitalized healthcare sector (‘Ledelse i et digitaliseret sundhedsvæsen’) af HR Ledelsesakademiet Region Syddanmark og Network of Responsibles for Training of Digital skills of Healthcare Professionals in Hospitals of Region Syddanmark